Como fazer uma planilha de controle de estoque


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A realização do controle de estoque não é uma tarefa fácil, principalmente quando se trata de uma organização financeira de grande porte através da quantidade excessiva de suprimentos, mercadorias e os prazos programados para entrega no mercado e posteriormente ao cliente final.

Existem duas questões importantes que devem ser calculadas sobre o controle de estoque: O excesso e a escassez dos recursos necessários ao processo produtivo, que serão transformados em mercadorias à serem comercializadas no mercado. Quanto mais tempo estocada, menos valor a mercadoria terá ao passo que a quantidade reduzida de produtos armazenados pode causar a migração dos consumidores na direção da concorrência.

Veja agora como elaborar uma planilha de controle de estoque para evitar justamente estes gargalos nas atividades empresariais que são fatores de risco ao crescimento de qualquer organização.

5139881621 a7eb82539b 1 Como fazer uma planilha de controle de estoque IRS EIN/Flickr

Como fazer uma planilha de controle de estoque

O melhor e mais utilizado software para a elaboração de planilhas é o Excel, da Microsoft. A interface do programa auxilia bastante o controle de estoque, pois é repleta de colunas e campos de preenchimento que facilitam a separação de dados e informações relevantes, além de efetuar cálculos e atualizações.

Portanto, é necessário possuir o Excel instalado no sistema para seguir este tutorial que ensinará como montar uma planilha de controle de estoque de forma simples e eficiente. Acompanhe o passo a passo e veja como executar esta atividade administrativa com êxito.

Divida a planilha em três tabelas: Cadastro; entrada e saída de estoque. Cada uma deve ser elaborada em um documento individual, que serão armazenados na mesma pasta para facilitar o acesso. As tabelas devem ser preenchidas da seguinte forma:

Cadastro de estoque

Na primeira tabela é relacionado o estado do estoque e também a armazenagem de novos itens. São inseridas as seguintes colunas:

  • Código: Identificação de fábrica do produto;
  • Descrição: Nome ou utilidades do produto;
  • Unidade: Valor característico do item (peso, quilo, líquido);
  • Fornecedor: Origem dos produtos estocados;
  • Quantidade mínima: Necessidade de estoque com base no planejamento da empresa;
  • Saldo: Relação dos produtos que já estão estocados;
  • Estoque atual: Número de produtos estocados e identificados;
  • Média de entrada e saída: Valor financeiro dos produtos que entram e saem do estoque.

Gnumeric 1.6.3 Ubuntu Como fazer uma planilha de controle de estoqueBruce89/Wikimedia Commons

Entradas

Na segunda tabela são inseridas as entradas de produtos, adquiridos conforme a gestão da empresa. São relacionadas as seguintes colunas:

  • Código: Identificação do produto;
  • Data de aquisição: Dia, mês e ano que cada produto foi estocado;
  • Quantidade:  Número de produtos armazenados;
  • Valor: Preço pago pelos itens estocados.

Saídas

Na terceira tabela serão identificadas as saídas de mercadorias para o atacada, varejo ou consumidor final. São inseridas as seguintes colunas:

  • Código: Identificação do produto;
  • Data de expedição: Dia, mês e ano que o produto é retirado do estoque;
  • Quantidade: Número de estoque expedido;
  • Valor: Preço atribuído aos itens estocados até então.

Como formular a planilha

  1. Preencha as colunas e depois insira os itens em seus respectivos campos;
  2. Utilize cores de fundo nos campos de valor para identificar positividade (verde, azul) ou negatividade (vermelho, roxo);
  3. Insira números e dados exatos na planilha;
  4. Evite abreviações ou erros ortográficos que podem confundir o estudo posterior deste documento;
  5. Mantenha a planilha de estoque sempre atualizada, determinando diariamente a entrada e saída de itens em armazenamento.

Esta é uma atividade complexa, pois exige comprometimento e constância na relação dos itens adquiridos e expedidos por uma empresa. O profissional responsável pela elaboração da planilha de estoque deve possuir noções de informática e dispor de ferramentas de gestão para efetuar com excelência o seu trabalho.

Boa Sorte!

(Imagem Destaque: Victor 1558/Flickr)

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